Księgowe tango „Nie Szarp Mi Furtką” - czyli po co komu profesjonalny księgowy

Ponad 15 lat moje zawodowe ścieżki związane są z księgowością. O nie, nie, nie. Nie oznacza to, że niedługo przyjdzie mi zamienić fotel księgowej na monotonnie skrzypiący bujak, garsonkę na ciepły sweterek z owczej wełny, a kalkulator na druty do robótek ręcznych. Za to tyle lat doświadczenia to doskonały powód do dzielenia się swoimi obserwacjami i wiedzą fiskalną.

Profesjonalny księgowy

Po co komu profesjonalny księgowy? To chyba najczęściej zadawane pytanie przez właścicieli działalności gospodarczych. Przecież piętro niżej jest Pani Gienia – zrobi to samo za pół ceny, albo w rodzinie jest kuzynka Sabinka – a rodzinie się nie odmawia, i co ważne, nie wypada inaczej, jak za przysłowiowe „Bóg zapłać”. W ramach obniżania kosztów działalności, często, właściciele firm, zlecają księgowość znajomym, nie sprawdzając uprzednio ich wiedzy i kompetencji. Efekty tego mogą być tragiczne. Wybrałam jedną z historii, która zdarzyła się naprawdę – właśnie tę prezentuję tutaj, bo w jasny sposób odpowiada na tytułowe pytanie. A co najważniejsze, kończy się szczęśliwie, a ja jestem niepoprawną optymistką i lubię happyendy.

Zmiana księgowej

Pewnego wiosennego, słonecznego dnia, do naszego biura księgowego zawitał elegancki i pełny wigoru, mężczyzna w średnim wieku. Nazwijmy go Panem Staszkiem.

Pan Staszek, usiadł przy moim biurku i energicznie położył na nim całkiem sporawy pakunek. Oczywiście byłam wcześniej poinformowana o jego wizycie i o jej celu – otóż nowy klient zapragnął zmienić księgową. Na biurku właśnie położył przede mną dotychczasową dokumentację swojej firmy.

Zabrałam się więc do pracy. Przeglądałam faktury, oceniałam stan ksiąg i rejestrów oraz rzetelność zapisów księgowych. Prawdopodobnie moja mina doskonale obrazowała myśli, które przetaczały się przez głowę, bo zniecierpliwiony Pan Staszek zagadnął:

- Mam wrażenie, że moje przypuszczenia co do bałaganu w księgach były zasadne i nie wygląda to różowo, Pani Aniu...

- Celny strzał, Panie Staszku. Nawet zielono nie wygląda i mam w związku z tym pytanie. Czy do tej pory płacił pan podatki?

- No tak, co miesiąc i VAT i dochodówkę – odpowiedział kompletnie zaskoczony.

- Pytam, ponieważ nie bardzo wiem, w jaki sposób poprzednia księgowa zdołała je policzyć.

- Pani raczy żartować! Przecież to pani jest księgową!

- Proszę spojrzeć. Mamy maj. Tu jest książka przychodów i rozchodów za bieżący rok. Zapisy księgowe urywają się na styczniu. Podobnie rzecz się ma z rejestrami VAT. Skoro nie ma zapisów, podsumowań, to ja doprawdy nie wiem jak moja poprzedniczka naliczyła zobowiązania wobec urzędów.

- Mówiąc szczerze, nie sprawdzałem, co jest w tych księgach. Wie pani, ktoś co miesiąc podawał mi ile mam zapłacić, rozumiałem więc, że tutaj wszystko jest w porządku. Za to podejrzewałem bałagan, bo nigdy księgowa nie wiedziała jaki numer nosiła ostatnia faktura sprzedaży i nie potrafiła także podać aktualnych obrotów firmy.

- Dobrze, to ja jeszcze poproszę pana o deklaracje VAT, które składane były w urzędzie i oczywiście o deklaracje ZUS.

- A tutaj ich nie ma? - zapytał już bardzo zdenerwowany – Przecież mówiła, że oddaje mi wszystkie dokumenty!

- Muszę pana zmartwić – mamy tylko książkę, rejestry i dokumenty za 4 miesiące.

Kompletnie wyprowadzony z równowagi klient, złapał telefon i zadzwonił do mojej poprzedniczki. Okazało się, że przy przekazywaniu dokumentów, obawiała się przyznać do faktu, że deklaracje poginęły.

Odzyskanie utraconych dokumentów

W ten właśnie sposób rozpoczęliśmy dziwny i niezwykle wyczerpujący taniec podatkowy. Tango „Nie Szarp Mi Furtką”. Żeby to jeszcze, jak przystoi szlachetnemu tangu, taniec ów odbywał się w parach. Otóż nie. W dokumentacyjne wygibasy i piruety zaangażowana została hurtowa liczba osób: ja, Pan Staszek, poprzednia księgowa i na dokładkę paru urzędników skarbówki i zusu. Kilka tygodni strawiliśmy na piśmiennych przepychankach, telefonicznej szarpaninie słownej i wydeptywaniu ścieżek do wspomnianych instytucji. Wreszcie pozyskaliśmy kopie utraconych dokumentów, ja zaś od początku zaksięgowałam dokumenty z bieżącego roku. Zadowoleni z dobrze układającej się współpracy – ja i Pan Staszek wreszcie z nadzieją patrzyliśmy w przyszłość, przewidując rychłe zakończenie kłopotów. Uspokojony już o los swoich ksiąg, Pan Staszek postanowił przybliżyć mi nieco sylwetkę byłej księgowej.

- Wie pani, to sąsiadka. Pracowała jakiś czas w dużej firmie, w dziale księgowości. Tam wystawiała faktury. Niedawno urodziła dziecko. Przecież faktury to w końcu księgowość. Cena za jej usługi była o połowę niższa, niż ta oferowana przez profesjonalne biura. A poza tym, to całkiem miła i sympatyczna dziewczyna. Wydawała się kompetentna.

- Hmm, Panie Staszku. Mój szósty zmysł coś mi podpowiada. Proszę mi powiedzieć, jak długo państwo współpracowaliście?

- Od 2008 roku. Teraz byłby... - mój rozmówca nagle zamilkł, popatrzył na mnie przerażony i wreszcie wydusił – Jasny gwint! A jeśli pozostałe lata były księgowane podobnie jak bieżący?

- Proszę się nie denerwować – uspokajałam – Owszem sprawa wygląda poważnie, bo można przypuszczać, że i w zeszłych latach są luki dokumentacyjne. Równocześnie to, że wystąpiliśmy do urzędów w celu odzyskania deklaracji, zapewne zwróciło uwagę fiskusa na Pana firmę. Można więc liczyć się z kontrolą ksiąg. Ale skoro mamy tego świadomość, to już możemy naprawiać pewne rzeczy.

Korzystając z mojej rady, Pan Staszek natychmiast odebrał od sąsiadki pozostałe dokumenty. Księgi niestety, były w opłakanym stanie. Luki w zapisach, księgowania urwane w połowie roku, i kolejne zaginione deklaracje. Trzeba było odbyć następne upiorne tango, by odzyskać ich kopie.

Kontrola podatkowa

Byłam w trakcie odtwarzania ksiąg za 2008 rok, kiedy zadzwonił zdenerwowany Pan Staszek i zupełnie nielogicznie krzyknął do słuchawki:

- Musztarda po herbatce, Pani Aniu!

- A dzień dobry Panie Staszku – odparłam – Chyba raczej łyżka po obiedzie...

- Pal sześć w jakiej kolejności i czym się to je – przerwał mi zniecierpliwiony – Natychmiast muszę się z panią widzieć, parkuję właśnie pod biurem. Jestem za sekundę!

Chwilę później czytałam zawiadomienie z urzędu skarbowego o wszczęciu kontroli podatkowej za rok 2008 w firmie Pana Staszka. Sam zainteresowany odbywał nieco dziwny bieg wokół mojego biurka, raz po raz artykułując takie oto oświadczenie :”Sproszkowane księgi! Corrida i polka galopka. Ja z torbami pójdę!”

- Panie Staszku. Spokojnie. Księgi nie są już w przysłowiowym proszku, bo akurat kończę ich odtwarzanie – przerwałam klientowi jego dziwaczny maraton.

- No, a co z corridą?

- Zależy co pan ma na myśli – odparłam, bo w żaden sposób corrida nie kojarzyła mi się z księgowością

- Czerwona płachta na byka! Pani wie, co to oznacza? W roli byka urząd skarbowy, a za płachtę pracować będą błędy podatkowe! Ja z torbami pójdę! Ja do diaska torreadorem nie jestem!

- To fakt. Jakoś temu zaradzimy – odparłam – A jeśli pan chce, w torreadora ja się zabawię.

Słuszne były przypuszczenia Pana Staszka. W kolejnych tygodniach, w naszym biurze podatkowym odbyła się mordercza polka – galopka, której uczestnikami była trójka inspektorów skarbowych, ja i mój klient. Mówiąc szczerze, zatęskniliśmy oboje za niedawno odbytymi ognistymi tangami.

Protokół pokontrolny

Zakończenie tej historii jest szczęśliwe. Protokół pokontrolny jest czysty jak łza – urząd stwierdził, że księgi są rzetelne i nie dopatrzył się żadnych błędów. Uratowane zostały też nie małe pieniądze, bo w razie nierzetelności i błędów, można zapłacić duże kary. Pan Staszek dziś już wie, że usługi księgowe sąsiadki kosztowały go dużo drożej, niż oferowała – wszak nie dość, że musiał zapłacić za dodatkowe usługi, to jeszcze przez kilka miesięcy towarzyszył mu stres i niepewność o dalsze losy firmy. Dziś, wstępując w progi naszego biura, już spokojny i uśmiechnięty, żartuje: „Ale torreador z pani jest całkiem niezły. A ja już wolę torreadora, niż Tango Nie Szarp Mi Furtką” - śmieszne określenia kłopotliwej sytuacji, jaką sam sobie ściągnął na głowę, na stałe weszły bowiem do naszego „żargonu księgowego”.

Rzetelny księgowy

Takich sytuacji, w ciągu 15 lat praktyki, obserwowałam wiele. Nie zawsze kończyły się szczęśliwie, bywało, że w efekcie rażących niedociągnięć i błędów, klienci tracili dorobek całego życia. Daleka jestem od epatowania strachem, przecież i w biurach księgowych zdarzają się błędy, tam też można spotkać nierzetelnych księgowych. Różnica pomiędzy profesjonalnym biurem a Panią Gienią z pierwszego piętra polega na tym, że ta ostania, pracując nieoficjalnie, nie musi ubezpieczać swoich działań od odpowiedzialności cywilnej. Cóż więc z tego, że w razie popełnienia przez nią błędu, czy wręcz nierzetelnego księgowania, zrobimy karczemną awanturę i odbierzemy dokumenty. To może być już „musztarda po herbatce”.